Eigenaar Van Dansstudio

We zijn deze week bij elkaar gaan zitten Klasse Jongleur Dans 'S Jon Koerber om hem te vragen waar studio-eigenaren rekening mee moeten houden als ze bespreken of de tijd rijp is om dansstudio-software aan te schaffen en op te zetten om hen te helpen bij het runnen van hun bedrijf.

Aangezien u de president bent van een bedrijf dat online software levert, zou u daar niet toe geneigd zijn altijd zeggen: ‘Nu is het tijd!’?

Het zal je misschien verbazen dit te horen, maar nee, nu wel niet is het juiste moment voor u om een softwareproduct te gaan gebruiken om u te helpen bij het beheren van uw dansbedrijf. '

En nogmaals, het is misschien het juiste moment?

'Natuurlijk! In feite waarschijnlijk. Maar om het zeker te weten, denk ik dat er minstens vijf belangrijke vragen zijn die eigenaren of managers van dansstudio's zichzelf zouden moeten stellen. Om te beginnen zou u moeten vragen: ‘Wordt mijn bedrijf te groot om handmatig te beheren? ''

Ik neem aan dat je bedoelt, hoeveel studenten heb ik nodig voordat het zinvol is om mijn dansstudio met software te gaan beheren?

'Eigenlijk wel, ja. Laten we beginnen met een vergelijking. Stel dat je je eigen outfit wilt naaien, dan hoef je geen textielfabriek aan te schaffen en te exploiteren, toch? Natuurlijk niet. Een eenvoudige naaimachine is waarschijnlijk het meest dat u nodig heeft. Maar als je wilt naaien honderd kledingstukken elke week, die eenvoudige naaimachine is misschien niet geschikt voor de taak, of het proces kan te traag zijn op een naaimachine van consumentenkwaliteit in vergelijking met de efficiëntie die u zult behalen met een commercieel, geautomatiseerd textielsysteem.

Evenzo, met je studio, als je net begint, of je dansschool opzettelijk erg klein houdt - bijvoorbeeld met minder dan 30 studenten - zal er een limiet zijn aan de efficiëntie die je kunt behalen door software te hebben voor het beheren van planning, boekhouding en studentrecords, want zelfs de eenvoudigste en beste planningssoftware kan overdreven zijn als je inschrijving klein is of als je een zeer beperkt aantal lessen per week geeft - net zoals je geen fabriek nodig hebt om één jurk te maken. Maar wanneer uw inschrijving 40, 50 of 100 studenten begint te krijgen, of u begint klassen en instructeurs toe te voegen, klampt u zich vast aan die spreadsheets, plaknotities en andere diverse hulpmiddelen die u begon te gebruiken toen u voor het eerst uw deuren opende, dit alleen uw groei belemmeren in plaats van Help het.'

Jon Koerber.

lelie parel zwarte leeftijd

Hoe dan kan Ik vertel wanneer mijn school groot genoeg is dat het zinvol is om te investeren in dansstudio-software?

“Er is per se geen magisch aantal studenten of klassen. Maar naarmate het aantal leerlingen en het aantal klassen begint te groeien, weet je als geen ander wanneer je je verzandt door alle administratie van het runnen van een bedrijf en minder tijd besteedt aan het doen van waar je van houdt: dansles geven. Voor een groeiende school zal de efficiëntie die je wint door het opzetten en gebruiken van studiobeheersoftware duidelijk worden, en de software zal zichzelf snel terugbetalen vanaf de tijd die je bespaart. '

En, natuurlijk, zal er wat installatietijd zijn, om de software te leren en zo?

'Natuurlijk. En de behoeften en leersnelheden van iedereen zijn anders. Zorg er dus voor dat de softwareleverancier die u kiest, een sterke klanttraining en ondersteuningsreputatie heeft - en snel op uw telefoontjes en e-mails reageert. Dat kan het hele verschil maken in succes of mislukking wanneer u ervoor kiest om beheersoftware te implementeren!

Maar we hebben gezien dat zelfs voor eigenaars of managers van dansstudio's die vinden dat ze niet computervaardig zijn, ze snel merken dat de tijdwinst en kostenbesparingen onmiskenbaar zijn. Bedenk wat sommige studio-eigenaren hebben gezegd over de efficiëntie die ze hebben gerealiseerd toen ze de onze gingen gebruiken. Een studio-eigenaar vertelde ons bijvoorbeeld dat hun maandelijkse facturering, waarvoor voorheen dagen nodig waren, nu vrijwel geen tijd kost omdat hun klanten hun verschuldigde saldo kunnen zien en zelfs kunnen betalen via ons klantenportaal. En een van mijn favorieten is hoe een andere klant vertelde dat haar late betalingen met 95 procent zijn gedaald sinds de implementatie van ons online betalingssysteem. '

Wat is de tweede vraag die ik als studio-eigenaar moet stellen?

'Stel uzelf de vraag:‘ Zijn de inkomsten die mijn studio genereert een rechtvaardiging voor de investering in een zakelijke softwareoplossing? ’Ongetwijfeld hebben sommige van uw lezers wel eens gehoord van de term‘ kosten-batenanalyse ’. Als het gaat om het kopen van bedrijfsbeheersoftware voor uw studio, betekent dit dat u moet bepalen of de maandelijkse kosten van de software de kosten van uw huidige bedrijfsinefficiënties voldoende zullen verminderen als u dingen handmatig zou blijven doen in plaats van te profiteren van de efficiëntieverbeteringen. en kennis die u opdoet door een krachtige tool voor bedrijfsbeheer te gebruiken. '

Tuurlijk, tijd is geld, zoals we allemaal weten. Maar hoe raadt u aan om een kosten-batenanalyse uit te voeren?

rad usa

'Bereken de tijd die u en uw personeel momenteel elke maand besteden aan het bijhouden van inkomsten en uitgaven, het samenstellen van maandelijkse of driemaandelijkse rapporten over inkomen, uitgaven, aanwezigheid, bedrijfsgroei en dergelijke, plus tijd voor klantbeheer (registratie, facturering, betalingen) - in feite functies die u handmatig uitvoert en die met software kunnen worden geautomatiseerd. Vermenigvuldig dat met het uurtarief dat u aan het personeel betaalt dat dit werk doet, of met de waarde van uw eigen tijd. Je hebt dan een stevig bedrag om te vergelijken met de softwarekosten. Uw huidige maandelijkse uitgaven zullen vrijwel zeker vele malen hoger zijn dan de maandelijkse kosten van software. Met de juiste dansstudio-software kunnen al deze maandelijkse administratieve taken in seconden of minuten in plaats van uren worden gedaan of kunnen ze door de klanten zelf worden gedaan. '

Wat is de derde vraag die ik zou moeten stellen?

'De derde vraag is er een waar je natuurlijk aan zult denken nadat je een kosten-batenanalyse hebt gemaakt: 'Zal de op klassen gebaseerde bedrijfssoftware die ik selecteer de benodigde efficiëntie opleveren?' Om deze vraag te helpen beantwoorden, moet je bepaal welke belangrijke functies u nodig heeft, zodat u de software op uw bedrijf kunt afstemmen. Ik vertel studio-eigenaren graag dat ze zich moeten concentreren op hun top vijf must-haves bij het evalueren van software, zodat ze niet te veel beslissingen nemen over leuke functies of functies die niet veel waarde bieden aan het bedrijf. Is het minder tijd besteden aan de boekhouding? Klantaccountbeheer versnellen? De mogelijkheid krijgen om snel statusrapporten over facturering uit te voeren? 300 robo-sms'jes uitsturen voor een afsluiting of al je donderdagklasouders een e-mail sturen? Misschien stelt het klanten in staat om dingen zelf te doen die uw personeel nu doet, zoals zich aanmelden als klant, zich registreren voor een les of online betalen voor hun lessen? Het kan een winnaar zijn als je instructeurs de mogelijkheid krijgen om de aanwezigheid op te nemen en hun uren op hun smartphone bij te houden met behulp van ons personeelsportaal! U krijgt het idee om uw belangrijkste zakelijke behoeften te identificeren waaraan een softwareoplossing moet kunnen voldoen. En maak vervolgens, optioneel, ook een lijst met ‘nice-to-haves’ - functies die een softwareproduct kan bieden die handig zouden zijn, maar misschien geen dealbreaker. Als je je lijst opsplitst in behoeften versus wensen, kun je het juiste product kiezen. '

Eventuele suggesties voor de beste manier om ervoor te zorgen dat ik alle functies opsom die voor mij interessant zijn, aangezien ik misschien niet weet waartoe de software in staat is?

'Zeker. Bekijk de onafhankelijke vergelijkingssite voor dansstudio-software, Capterra De dienst vergelijkt meer dan 70 softwareproducten die specifiek zijn voor de behoeften van dansstudio's. Maar sommige van die softwareoplossingen bieden slechts een of twee functies voor bedrijfsbeheer, zoals alleen boekhouden of alleen lesplanning. Dus hier is de truc: gebruik de Capterra-productvergelijking ‘Filterresultaten’ checklist-tool, die u in de linkerkolom ziet. Vink gewoon een van de items in de lijst aan die voor u belangrijk zijn, en klik vervolgens op ‘Filters toepassen’. Het zal de lijst met concurrenten inkorten tot alleen degenen die de functies hebben waarnaar u op zoek bent. '

gewicht college

En de vierde vraag die ik zou moeten stellen?

'De vierde vraag is simpelweg deze:‘ Wat vinden anderen van deze specifieke software waar ik naar kijk? ’Twee goede bronnen om het antwoord daarop te krijgen zijn Serchens dansschoolsoftwarelijst of Capterra's lijst Noteer hun algemene scores van klanten (beide sites gebruiken een vijfpuntsschaal) en blader door de recensies zelf, net zoals u zou kunnen als u een product op Amazon zou willen kopen. En kijk, net als beoordelingen van Amazon-klanten, naar wat meest van hen zeggen, omdat er altijd een paar vreemde mensen zullen zijn - een recensent die een bepaalde functie haat waar 50 andere eigenaren dol op zijn. Toch zijn dergelijke lijsten buitengewoon waardevol bij het kiezen van de beste software om aan de behoeften van je dansstudio te voldoen. '

Dat leidt tot de vijfde vraag die ik zou moeten stellen naar…

Heb ik hier tijd voor? ’Ik weet zeker dat elke eigenaar van een dansstudio die probeert te beslissen of hij al dan niet wil kopen, zich dit al afvraagt. Laten we eerlijk zijn, analyseren of de timing goed is, het kiezen van de juiste provider en het vervolgens opzetten van de software voor uw bedrijf zal enige tijd in beslag nemen. Maar als een eigenaar of manager van een dansstudio het gevoel heeft dat ze simpelweg geen tijd hebben om dit werk te doen, is dat eigenlijk het geval beste indicator dat ze hun bedrijf niet runnen, maar dat hun bedrijf ze runt! Dit is precies het moment om de sprong te wagen naar het gebruik van studiomanagementsoftware. Ik ken de eigenaar van een klassikaal bedrijf in de omgeving van Seattle, die nog steeds probeert te werken zonder beheersoftware, ondanks het feit dat ze meer dan duizend studenten hebben. Het was een nachtmerrie, en bovendien een dure. Ze moest meer werknemers per student aannemen dan enig ander bedrijf dat ik ken. Het is duidelijk dat ze per maand veel meer aan de loonlijst uitgeeft dan ze ooit maandelijks voor software zou betalen.

En ja, terwijl het doen van het onderzoek om de juiste softwareleverancier te kiezen tijd kost, kan dit u later veel geld besparen. Het is belangrijk dat u een slimme keuze maakt bij uw eerste softwareaankoop, want hoewel u later altijd kunt overschakelen, kan het werk dat daarbij komt kijken ontmoedigend zijn. '

Ga naar voor meer informatie over ClassJuggler Dance www.danceclassjuggler.com